Conformiteit AML & Advocaten in België: De Complete Gids voor de Regelgeving en de Europese Verordening AMLR
De toepassing van de anti-witwaswetgeving (LCB-FT) op advocaten is een van de meest complexe onderwerpen in de rechtspraktijk. Het omgaan met compliance in een kantoor vereist voortdurend een afweging tussen twee imperatieven: de absolute naleving van het beroepsgeheim en de strikte uitvoering van de door de wet opgelegde zorgplicht en de Anti-Witwascommissie van Advocaten.be (OBFG).
Met de geleidelijke inwerkingtreding van de nieuwe Europese verordening AMLR (Anti-Money Laundering Regulation), worden de controles strenger. Het ontbreken van een formele procedure stelt het kantoor en zijn partners direct bloot aan disciplinaire en financiële sancties.
Toepassingsgebied: Wanneer is de advocaat (of niet) onderworpen?
De activiteit van verdediging en geschiladvies (Volledige vrijstelling / Absoluut geheim)
De advocaat is nooit onderworpen aan de AML-verplichtingen wanneer hij zijn beroep uitoefent in het kader van een gerechtelijke procedure, een onderhandeling over een minnelijke schikking, een arbitrage of een juridisch advies gericht op het beoordelen van de juridische situatie van een cliënt (huidig of potentieel geschil). Het beroepsgeheim blijft hier onaangetast.
De activiteit van ondersteuning bij transacties (Strikte onderwerping)
De advocaat valt onder de reikwijdte van de wet zodra hij zijn cliënt bijstaat of handelt namens zijn cliënt bij de voorbereiding of uitvoering van financiële, vastgoed- of vennootschapsoperaties :
Aankoop, verkoop of onderhandelen over onroerend goed of handelsfondsen.
Beheer van fondsen, effecten, bankrekeningen of andere activa namens de cliënt.
Organisatie van bijdragen voor de oprichting, het beheer, de leiding of de financiering van vennootschappen, fiducieën, trusts of soortgelijke juridische structuren.
Opstellen van aandeelhoudersovereenkomsten, herstructureringen van bedrijven of M&A-operaties.
DE 5 PILASTREN VAN EEN CONFORM DOSSIER
Het beleid voor Globale Risicobeoordeling (ÉRG)
Het kantoor moet schriftelijk zijn globale risicoanalyse formaliseren. Dit document analyseert de typologie van de cliënten van het kantoor (niet-residenten, offshore structuren), de rechtsgebieden die worden beoefend en de geaccepteerde betalingswijzen.
De Identificatie en KYC Verificatie (Cliënten & Mandatarissen)
Voordat de dienst wordt uitgevoerd of de honorariumovereenkomst voor een belast dossier wordt gesloten, moet het kantoor zijn cliënt identificeren en zijn identiteit verifiëren aan de hand van een geldig officieel document (identiteitskaart, paspoort, uittreksel BCE van minder dan 3 maanden).
De Smart UBO Traceerbaarheid (Werkelijke Begunstigden)
Voor elke rechtspersoon moet de advocaat de natuurlijke personen identificeren die, direct of indirect, meer dan 25 % van de aandelen of stemrechten bezitten, of die de feitelijke controle op andere manieren uitoefenen.
Het Auditspoor en de Archivering (10 jaar)
Alle identificatiedocumenten, individuele risicoanalyses (ABR) en controleverslagen moeten worden bewaard voor 10 jaar vanaf het einde van de zakelijke relatie.
De Continue Screening: PPE & Bevriezing van activa
Elk dossier moet voorafgaand aan de officiële sanctielijsten (EU, VN, Schatkist) worden gefilterd en er moet een controle van de status van Politiek Exposed Person (PPE) voor de klant, zijn vertegenwoordigers en zijn UBO worden uitgevoerd.
Grote verhalen hebben een persoonlijkheid. Overweeg om een mooi verhaal te vertellen dat persoonlijkheid geeft. Een verhaal met persoonlijkheid schrijven voor potentiële klanten zal helpen om een relatie op te bouwen. Dit vertaalt zich in kleine specificiteiten zoals de keuze van woorden of zinnen. Schrijf vanuit uw perspectief, niet vanuit de ervaring van iemand anders.
Grote verhalen zijn voor iedereen, zelfs als ze maar voor één persoon. Als u probeert te schrijven met een breed en algemeen publiek in gedachten, zal uw verhaal nep klinken en zal het aan emotie ontbreken. Niemand zal geïnteresseerd zijn. Schrijven voor een specifieke persoon betekent dat als het authentiek is voor één, het authentiek is voor de rest.
De rol van de Bâtonnier: Het enige beschermende filter van het geheim
Een van de belangrijkste specificiteiten van het beroep van advocaat ligt in de procedure voor het indienen van een vermoeden. In tegenstelling tot andere gereguleerde beroepen communiceert de advocaat nooit rechtstreeks met de Cel voor Financiële Informatie (CFI).
De informatieprocedure voor de Bâtonnier :
Als een advocaat vermoedt dat een transactie of een financiële operatie verband houdt met witwassen of de financiering van terrorisme, moet hij uitsluitend de Bâtonnier van zijn Orde.
De Bâtonnier voert een grondige juridische analyse van het verzoek uit: hij controleert of de informatie is verzameld in het kader van een gereguleerde activiteit of dat deze valt onder het beroepsgeheim (beschermd door het absolute geheim).
Als de Bâtonnier van mening is dat aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, is het alleen hij die de melding van het vermoeden aan de CFI doorgeeft, waardoor de onafhankelijkheid van het beroep wordt gewaarborgd.
BELANGRIJKE IMPACT VAN DE EUROPESE AMLR REGELGEVING
De Europese Unieke Code (Single Rulebook)
De AMLR-regeling is rechtstreeks van toepassing in alle lidstaten. Het elimineert de verschillen in omzetting tussen landen en past een strikt identieke controle standaard toe op advocatenkantoren in België, Frankrijk of Luxemburg.
Versterkte UBO-drempel & complexe structuren
De Europese tekst verduidelijkt en verstrengt de rekenregels voor gelaagde structuren (trusts, stichtingen, holdings). De advocaat die een investeringsvehikel of een aandeelhoudersovereenkomst opricht, heeft de wettelijke verplichting om elke schakel in de aandeelhoudersketen te documenteren.
Overweging 143 : Waterdichtheid van het Auditspoor
De Europese verordening bevestigt de bescherming van het beroepsgeheim voor juridische adviezen en verdediging. In ruil daarvoor vereist het een strikte en waterdichte interne organisatie voor het bewaren van KYC-gegevens die verband houden met transactie-dossiers.
Versterkte audits door de AML-commissie
De Anti-Witwascommissie Avocats.beversterkt haar inspecties op documenten en ter plaatse. De controleurs accepteren geen eenvoudige verklaringen van intenties meer: ze eisen gedateerde registers dossier per dossier.
Hoe uw kantoor in overeenstemming brengen zonder factureerbare tijd op te offeren?
Handmatige beheersing van AML-compliance — zoeken naar UBO-uittreksels, afdrukken van papieren formulieren, handmatige kruisverwijzing van sanctielijsten — is een bron van juridische risico's voor de partners geworden en een aanzienlijke tijdsverspilling voor de medewerkers.
De automatisering van het KYC-proces garandeert de compliance van het kantoor terwijl de administratieve uitvoering wordt gedelegeerd aan beveiligde tools.
Slimme UBO direct
Automatische reconstructie van aandeelhoudersstructuren voor uw M&A-operaties en uw oprichtingen van bedrijven.
Screening PPE & Sancties
Realtime filtering tegen wereldwijde databases voor alle belanghebbenden.
Onveranderlijk auditspoor
Generatie van een tijdgestempeld PDF-rapport met 1 klik om uw waakzaamheid te rechtvaardigen in geval van controle.
Bereid uw kantoor voor op de controles van de AML-commissie
Boek een op maat gemaakte demonstratie van 15 minuten, aangepast aan advocatenkantoren en bedrijfsjuristen.