Privacybeleid (Privacy Policy) — Onbora
Van kracht op 23 juni 2026
Dit Privacybeleid beschrijft de verbintenis van het bedrijf Onbora SRL (gevestigd aan Avenue Horte Chêne 10, 4053 Embourg (Chaudfontaine), België, onder het nummer van het bedrijf BE 1038.898.803) met betrekking tot de verzameling, verwerking, beveiliging en de privacy van persoonsgegevens op zijn SaaS-platform (app.onbora.com, portal.onbora.com) en zijn vitrinewebsite (onbora.com). Ontworpen volgens de principes van "by design" compliance en gegevensminimalisatie, is dit beleid strikt afgestemd op de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de "Enterprise-Grade" beveiligingseisen die door onze professionele klanten worden opgelegd die onderworpen zijn aan de LBC/FT verplichtingen.
1. Dualiteit van de Rollen van Onbora (Verantwoordelijke vs Verwerker)
Om de verwerking van uw gegevens te begrijpen, is het belangrijk om de twee kaders die Onbora hanteert te onderscheiden:
● Onbora als Verantwoordelijke voor de Verwerking: Dit betreft uitsluitend de data die zijn verzameld van onze professionele Klanten (Notarissen, Advocaten, Fiduciaires, Makelaar, Vastgoedagenten) voor het beheer van hun account, van hun facturering tot het gebruik, van hun abonnement en de optimalisatie van hun SaaS-tool.
● Onbora als Verwerker (Processor): Dit betreft alle gegevens die verband houden met onboarding, identiteitsdocumenten, organigrammen en KYC-informatie geïmporteerd of ingediend op het platform door de klanten van onze klanten (de eindgebruikers). In dit kader blijft de professionele Klant van Onbora de enige en unieke Verantwoordelijke voor de Verwerking. Onbora handelt onder zijn strikte en exclusieve instructies om hem een conforme beslissingsondersteunende assistent te bieden.
2. Categorieën van verzamelde gegevens & Doeleinden
Onbora hanteert een strikt beleid van gegevensminimalisatie. Wij verzamelen geen overbodige gegevens.
Verzamelde gegevens: Naam, voornaam, professioneel e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, bankgegevens, volledige en onveranderlijke activiteitslogs (IP-adres, tijdstempel van revisie-acties).
Gerechtvaardigd doel van de verwerking: Uitvoering van de SaaS-overeenkomst, beheer van de facturatie per actief dossier, beveiliging van de multi-tenant cloud en opbouw van het auditspoor dat vereist is door de toezichthoudende autoriteiten (CFI, Tracfin).
Verzamelde gegevens: Identificatiegegevens (naam, voornaam, geboortedatum en -plaats, nationaliteit, rijksregisternummer), bewijs van adres, geëxcipieerde/gecodeerde identiteitsdocumenten, PEP-verklaringen (Politiek Prominente Personen), informatie over de herkomst van de middelen en de transactie, organigrammen van governancestructuren (UBO).
Eindgebruiker (Kandidaat voor KYC-onboarding): De Klant (Verwerkingsverantwoordelijke) in staat stellen zijn waakzaamheidsplicht (Due Diligence) uit te voeren in het kader van de bestrijding van witwassen en terrorismefinanciering (Anti-Money Laundering / Countering the Financing of Terrorism - AML/CFT).
3. Ontvangers van de gegevens & Globale screening
De verzamelde KYC-gegevens worden in geen geval verkocht, verhuurd of gedeeld voor commerciële doeleinden. Ze zijn uitsluitend toegankelijk voor:
1. Voor de gemachtigde gebruikers van de Professionele Klant (het opdrachtgevende kantoor of de opdrachtgevende praktijk) via ons systeem voor toegangsbeheer op basis van rollen (RBAC).
2. Aan onze derde leveranciers van wereldwijde screening (World-Check / Refinitiv) voor de onmiddellijke en geautomatiseerde verificatie van overeenkomsten op de lijsten van sancties (EU, VN, OFAC, UK HMT), PPE en Adverse Media. Deze verzoeken worden uitgevoerd via hoogbeveiligde en versleutelde API's.
4. "Enterprise-Grade" Beveiliging en Waterdichte Hosting
De infrastructuur van Onbora is gebaseerd op een multi-tenant cloudarchitectuur met een absolute logische isolatie van gegevens tussen elk onderzoek of klantbureau. Uw gegevens profiteren van de meest geavanceerde beschermingsmaatregelen op de RegTech-markt:
● Volledige Versleuteling: Alle documentatie, paspoorten, statuten en UBO-registers worden versleuteld opgeslagen in rust met het militaire niveau algoritme AES-256. De transitstromen zijn beschermd door het TLS 1.3-protocol.
● Europese Soevereiniteit: De volledige Cloud-infrastructuur en opslagservers van Onbora zijn gelokaliseerd binnen de Europese Unie, met uitsluiting van elke onveilige overdracht buiten de EU.
● Onveranderlijk Auditpad: Elke raadpleging, wijziging, screening of opheffing van dubbelzinnigheid uitgevoerd door een beheerder wordt vastgelegd in een onveranderlijk en niet wijzigbaar logboek, wat zorgt voor een "Audit-Ready" dossier voor de controles van de regelgever.
5. Bewaartermijn van Gegevens
Gegevens worden alleen bewaard zolang als nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, in strikte naleving van de wet:
● Gegevens van Klantaccountbeheer: Behouden gedurende de gehele duur van de contractuele SaaS-relatie, en vervolgens 5 jaar gearchiveerd voor fiscale en bewijsdoeleinden.
● Gegevens en Documenten KYC : In overeenstemming met de dwingende verplichtingen van de Wet Voorkoming van Witwassen en om het strikte kader van de AMLR 2027 voor te bereiden, worden de gegevens van onboarding, screeningrapporten en beslissingen over het opheffen van twijfels bewaard voor een wettelijke termijn van 10 jaar na het einde van de zakelijke relatie tussen de gereguleerde professional en zijn klant, onder de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever.
6. Uw Rechten onder de GDPR
In overeenstemming met de Europese regelgeving heeft elke betrokkene de volgende rechten: recht op toegang, rectificatie, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid en verzet. Om deze rechten uit te oefenen of voor vragen over de bescherming van uw gegevens, kunt u rechtstreeks contact opnemen met ons team op het adres : legal@onbora.com. Kritieke regelgeving opmerking : Het recht op onmiddellijke verwijdering van gegevens (recht op vergetelheid) kan wettelijk beperkt of geweigerd worden met betrekking tot KYC-gegevens. De wettelijke verplichtingen van openbare orde op het gebied van anti-witwasbestrijding (AML/CTF) prevaleren boven het recht op verwijdering voor de wettelijke bewaartermijn van 10 jaar.
7. Updates van het Beleid
Onbora behoudt zich het recht voor om dit beleid op elk moment te wijzigen om de evoluties van zijn platform of de wettelijke updates weer te geven (met name via onze voortdurende juridische monitoring in samenwerking met het advocatenkantoor Elegis). Elke belangrijke wijziging zal direct worden meegedeeld op de beheersinterface van onze Klanten.