Politique vie privée (Privacy Policy) — Onbora
En vigueur au 23 juin 2026
La présente Politique de Confidentialité détaille l'engagement de la société Onbora SRL (établie à Avenue Horte Chêne 10, 4053 Embourg (Chaudfontaine), Belgique, sous le numéro d'entreprise BE 1038.898.803) concernant la collecte, le traitement, la sécurisation et la confidentialité des données à caractère personnel sur sa plateforme SaaS (app.onbora.com, portal.onbora.com) et son site vitrine (onbora.com). Conçue selon les principes de conformité "by design" et de minimisation des données, cette politique est rigoureusement alignée avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et les exigences de sécurité "Enterprise-Grade" requises par nos clients professionnels assujettis aux obligations LBC/FT.
1. Dualité des Rôles d'Onbora (Responsable vs Sous-traitant)
Pour comprendre le traitement de vos données, il convient de distinguer les deux cadres d'intervention d'Onbora :
● Onbora en tant que Responsable de Traitement : Cela concerne exclusivement les données collectées auprès de nos Clients professionnels (Notaires, Avocats, Fiduciaires, Courtiers, Agents Immobiliers) pour la gestion de leur compte, de leur facturation à l'usage, de leur abonnement et de l'optimisation de leur outil SaaS.
● Onbora en tant que Sous-traitant (Processor) : Cela concerne l'intégralité des données d'onboarding, des documents d'identité, des organigrammes et des informations KYC importées ou soumises sur la plateforme par les clients de nos clients (les utilisateurs finaux). Dans ce cadre, le Client professionnel d'Onbora reste le seul et unique Responsable du Traitement. Onbora agit sous ses instructions strictes et exclusives pour lui fournir un assistant d'aide à la décision conforme.
2. Catégories de Données Collectées & Finalités
Onbora applique une politique stricte de minimisation. Nous ne collectons aucune donnée superflue.
Données Collectées : Nom, prénom, adresse
email professionnelle, numéro de téléphone, raison
sociale, coordonnées
bancaires, logs d'activité
complets et immuables
(adresse IP, horodatage des
actions de révision).
Finalité Légitime du Traitement : Exécution du contrat SaaS, gestion de la facturation au dossier actif, sécurité du cloud multi-tenant et constitution de la piste d'audit exigée par les autorités de contrôle (CTIF, Tracfin).
Données Collectées : Données d'identification (Nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité, numéro national), justificatifs de domicile, pièces d'identité chiffrées, déclarations PPE (Personnes Politiquement Exposées), informations sur l'origine des fonds et de la transaction, organigrammes de structures de gouvernance (UBO)
Utilisateur Final (Candidat à l'onboarding KYC) : Permettre au Client Responsable de Traitement d'exécuter son devoir de vigilance (Due Diligence) en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme (LBC/FT).
3. Destinataires des Données & Screening Mondial
Les données KYC collectées ne sont en aucun cas revendues, louées ou partagées à des fins commerciales. Elles sont exclusivement accessibles :
1. Aux utilisateurs habilités du Client professionnel (l'étude ou le cabinet donneur d'ordre) via notre système de contrôle d'accès basé sur les rôles (RBAC).
2. À nos fournisseurs tiers de screening de référence mondiale (World-Check / Refinitiv) pour la vérification instantanée et automatisée des correspondances sur les listes de sanctions (UE, ONU, OFAC, UK HMT), PPE et Adverse Media. Ces requêtes sont effectuées via des API hautement sécurisées et chiffrées.
4. Sécurité "Enterprise-Grade" et Hébergement Étanche
L'infrastructure d'Onbora repose sur une architecture multi-tenant cloud avec une isolation logique absolue des données entre chaque étude ou cabinet client. Vos données bénéficient des mesures de protection les plus avancées du marché RegTech :
● Chiffrement Total : Toutes les pièces documentaires, passeports, statuts et registres UBO sont stockés de manière chiffrée au repos avec l'algorithme de niveau militaire AES-256. Les flux de transit sont protégés par le protocole TLS 1.3.
● Souveraineté Européenne : L'intégralité de l'infrastructure Cloud et des serveurs de stockage d'Onbora est localisée au sein de l'Union Européenne, excluant tout transfert non sécurisé hors UE.
● Piste d'Audit Immuable : Chaque consultation, modification, screening ou levée de doute effectuée par un gestionnaire est consignée dans un registre de logs immuable et non modifiable, garantissant un dossier "Audit-Ready" face aux contrôles du régulateur.
5. Durée de Conservation des Données
Les données sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, dans le strict respect de la loi :
● Données de Gestion de Compte Client : Conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle SaaS, puis archivées pendant 5 ans à des fins fiscales et probatoires.
● Données et Documents KYC : Conformément aux obligations impératives de la Loi Prévention Blanchiment et pour anticiper le cadre strict de l'AMLR 2027, les données d'onboarding, rapports de screening et décisions de levée de doute sont conservées pour une durée réglementaire de 10 ans après la fin de la relation d'affaires entre le professionnel réglementé et son client, sous la responsabilité du Client donneur d'ordre.
6. Vos Droits au Titre du RGPD
Conformément à la réglementation européenne, toute personne concernée dispose des droits suivants : droit d'accès, de rectification, de limitation du traitement, de portabilité et d'opposition. Pour exercer ces droits ou pour toute question concernant la protection de vos données, vous pouvez écrire directement à notre équipe à l'adresse : legal@onbora.com. Note réglementaire critique : Le droit à l'effacement immédiat des données (droit à l'oubli) peut être légalement limité ou refusé concernant les données KYC. Les obligations légales d'ordre public en matière de lutte anti-blanchiment (LBC/FT) prévalent sur le droit à l'effacement pour la durée de conservation légale obligatoire de 10 ans.
7. Mises à jour de la Politique
Onbora se réserve le droit de modifier cette politique à tout moment pour refléter les évolutions de sa plateforme ou les mises à jour législatives (notamment via notre partenariat de veille juridique continue avec le cabinet d'avocats Elegis). Toute modification importante sera notifiée directement sur l'interface d'administration de nos Clients.